Das Assistenz Netzwerk

Institutsassistent gesucht (m/w/d) gesucht

Werden Sie ein Teil unseres Netzwerkes. Wir suchen ein Organisationswunder! Unterstützen Sie mit Ihrer Kompetenz eine 75%-Stelle im Institute of Artificial Intelligence (AI) in Management .

Zur Stellenausschreibung:

Institute of Artificial Intelligence (AI) in Management

Wir managen Akademikerinnen und Akademiker

Mit einem Augenzwinkern beschreiben wir uns selbst als die Managerinnen und Manager im Hintergrund, die den Akademikerinnen und Akademikern den Rücken freihalten. Unser Netzwerk besteht aus großartigen Kolleginnen und Kollegen mit ganz unterschiedlichen Erfahrungen und Werdegängen, die aber alle eines gemeinsam haben: Wir haben Spaß daran, jeden Tag unser Bestes zu geben und die Fäden zusammen zu halten.

Keiner von uns ist so gut wie wir alle zusammen

Das Assistants' Network SOM@LMU haben wir gegründet, um Best Practices miteinander zu teilen und Synergien zwischen den Instituten zu nutzen. Hierfür tauschen wir uns regelmäßig in persönlichen und virtuellen Meetings miteinander aus und kommunizieren auch gerne in unserem Confluence Space, den wir zu einem hilfreichen online Wiki, rund um alle Fragen unserer täglichen Arbeit, ausgebaut haben.

Einen spannenden Artikel über unser Netzwerk findet man in der digitalen Ausgabe des Fakultätsmagazins Insights auf Seite 51.

Unsere Zuständigkeiten

Wir sind in der Regel die erste Anlaufstelle für Fragen aus allen Richtungen und kümmern uns um alle organisatorischen und administrativen Belange der Institute, Professuren und Einrichtungen an der LMU Munich School of Management. Die Stakeholder mit denen wir in Kontakt stehen, sind unter anderem:

Studierende der LMU Munich School of Management und der verbundenen Fakultäten
LMU Mitarbeitende aus der Verwaltung und den wisschenschaftlichen Teams
Externe Partner aus der Wirtschaft, der öffentlichen Verwaltung und dem akademischen Umfeld
Bewerberinnen und Bewerber für Positionen an unseren Instituten

Unsere Aufgabenschwerpunkte

Planung der Büros in denen unsere Teams arbeiten
Ausstattung mit allen nötigen Arbeitsmaterialien
Ausschreibungen für größere Anschaffungen

Verantwortung für den Einstellungsprozess von neuen Teammitgliedern
- Einstellungsformulare
- Arbeitsverträge und Vertragsverlängerungen
- Onboarding, u.v.m.
Unterstützung beim Beantragen von Visa und Aufenthaltstiteln
Organisation aller erforderlichen Mitarbeiter Accounts
Anlaufstelle für Urlaubs- und Abwesenheitsanträge

Jährliche Budgetplanung für unsere Institute und Lehrstühle
Rechnungsbearbeitung und Abrechnung aller Kosten
Drittmittel Management für Forschungsgelder
Internes Reporting unserer Finanzen

Dienstreiseanträge für nationale und internationale Reisen, oder auch längere Forschungsaufenthalte
Reiseplanung und Buchung
Reisekostenabrechnungen

Unsere Zusatzthemen*

Konzeption und Pflege der Institutswebseiten
Regelmäßige Newsletter und Social Media Posts an die Subscriber und Follower unserer Institute
Ansprechpartner:innen für Presseanfragen und Schnittstelle zu den SOM und LMU Presse Teams
- Video Porträts über unsere Lehrstühle
- Interviews mit unseren Professor:innen
- Online und Print Artikel über die Publikationen unserer Institute
Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen

Kurs Management für alle Lehrveranstaltungen im Verwaltungstool LSF
Contentmanagement für Lehrinhalte auf der digitalen Lehrplattform Moodle
Beauftragung der halbjährlichen Lehrevaluation
Raumplanung für Präsenzveranstaltungen
Organisation von benötigten Lehrmitteln

Planung und Organisation von Veranstaltungen, z.B.
- Workshops für unsere Teams
- Veranstaltungen in Kooperation mit externen Partner:innen aus Wirtschaft und Forschung
- Lehrveranstaltungen für Studierende
- Events an der Fakultät, u.v.m.

Verantwortlich als Institutsadministrator:innen für diverse Anwendungen
IT und EDV Beschaffung für unsere Institute
Abstimmung und Kooperation mit dem Leibniz Rechenzentrum (LRZ), z.B. für den Betrieb von Servern

^{*Die Verantwortung für diese Zusatzthemen unterscheidet sich je nach Forschungseinrichtung und liegt nicht überall bei den Assistenzen.}

Unsere Kontaktinformationen

E-Mail, Friederike Dietz-Strzalkowski Assistenz Prof. Elsas, Finance und Banking (IFB)
E-Mail, Wiebke Klein Assistenz Prof. Glaser, Kapitalmärkte und Finanzwirtschaft (KMF)
E-Mail, Gerti Huber Assistenz Prof. Richter, Risikomanagement und Versicherung (INRIVER)
E-Mail, Joanna Schwarze Assistenz Prof. Riordan, Financial Innovation and Technology (FINTECH)

E-Mail, Evelyn Pachta Assistenz Prof. Sellhorn, Rechnungswesen und Wirtschaftsprüfung
E-Mail, Cornelia Samlan Assistenz Prof. Hofmann, Unternehmensrechnung und Controlling (IUC)
E-Mail, Micol Gatti Assistenz Porf. Schanz, Betriebswirtschaftliche Steuerlehre

E-Mail, Carola Neumann Assistenz Prof. Sarstedt, Marketing (MKTG)
E-Mail, Marion Pair Assistenz Prof. Schwaiger, Marktorientierte Unternehmensführung (IMM)
E-Mail, Zuzana Schneiderova Assistenz Prof. Spanjol, Innovation Management (IIM)

E-Mail, Waltraud Broch Assistenz Prof. Spann, Electronic Commerce und Digitale Märkte (ECM)
E-Mail, Iris Fischer Assistenz Prof. Hess, Digitales Management und Neue Medien (DMM)
E-Mail Assistenz Prof. Feuerriegel, Artificial Intelligence in Management (AI)
E-Mail, Tina Flemmerer Assistenz Prof. Kranz, Digital Services and Sustainability (DSS)

E-Mail, Gabi Rüdiger Assistenz Prof. Högl, Leadership und Organisation (ILO)
E-Mail, Kerstin Gottscheber Assistenz Prof. Weller, Human Capital Management (HCM)
E-Mail, Jennie Humphreys Assistenz Prof. Kretschmer, Strategie, Technologie und Organisation (ISTO)
E-Mail, Claudia Lusch Assistenz Prof. Tuschke, Strategische Unternehmensführung (ISM)
E-Mail, Kerstin Gottscheber Assistenz Prof. Tenzer, International Management (INTMAN)
E-Mail, Jennie Humphreys Assistenz Prof. Claussen, Strategisches Organisationsdesign

E-Mail, Mislav Rados Assistenz Prof. Weber, Wirtschaftspädagogik (WIPAED)
E-Mail, Mislav Rados Assistenz Prof. Mühlemann, Human Resource Education and Development

Begeistert?

Sie interessieren sich für einen Job im Instituts-Management an unserer Fakultät und möchten Teil unseres Netzwerks werden? Wenden Sie sich gern an die SOM Geschäftsstelle und erkundigen Sie sich nach offenen Stellen, auch online in der LMU Jobbörse.

Wir freuen uns über neue Kolleginnen und Kollegen, die unser buntes Netzwerk bereichern.